Näin järjestät tapahtuman

Liikkujan viikolla on oiva ajankohta järjestää erilaisia tapahtumia ja tempauksia. Alla olevilla neuvoilla pääsette ideasta toteutukseen.

Valitkaa aihe, kohderyhmä ja tavoite

  • Miettikää kenelle tapahtuma halutaan kohdistaa? (esim. autoilijat, koululaiset, pyöräilijät, kaikki kuntalaiset)
  • Millainen toiminta ja viesti tavoittaa kohderyhmän?
  • Tarkistakaa käytettävissä olevien resurssien määrä.
  • Asettakaa tapahtumalle realistinen tavoite.

Hoitakaa käytännön järjestelyt

  • Laatikaa aikataulu, budjetti ja tehtävien jako
  • Valitkaa sopivin paikka ja ajankohta tapahtumalle. Yleisötapahtuma kannattaa viedä sinne, missä ihmiset/kohderyhmän edustajat liikkuvat: esimerkiksi koulu, tori, kauppakeskus.
  • Tarkistakaa, että valitsemanne paikkaa on mahdollista käyttää ajateltuna ajankohtana. Tarkistakaa myös mahdolliset luvat, joita tapahtuman järjestäminen vaatii.
  • Pohtikaa mahdollisia yhteistyökumppaneita tapahtumalle.

 Viestintä ja markkinointi

  • Miettikää kohderyhmää puhutteleva viesti.
  • Pitäkää oman kuntanne viestintä tietoisena tapahtumasta.
  • Miettikää sopivia kanavia, joiden kautta tieto tapahtumasta saavuttaa kohderyhmän.
  • Muistakaa myös tapahtuman yhteistyökumppanit ja ne tahot, joilla olisi mahdollisesti kiinnostusta välittää viestiä teidän tapahtumasta.
  • Muistakaa myös eri medioiden edustajat. Paikallistoimituksia kiinnostaa oman alueen tapahtumat.

 Ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana

  • Hoitakaa tapahtuman roolitus ja mukaan otettavat materiaalit/tarvikkeet hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Miettikää mm. kuka hoitaa työn organisoinnin paikan päällä, kuka vastaa tarvittaessa juoksevista asioista, kuka ottaa valokuvia.
  • Kiihdyttäkää tapahtuman viestintää eri kanavissa.
  • Tapahtuman päävastaavan on hyvä rauhoittaa tapahtumaa edeltävä päivä ja tapahtumapäivä tapahtumalle.
  • Tarkistakaa, että medioiden edustajat ovat tulossa paikalle
  • Nauttikaa tapahtumasta ja ottakaa siitä ilo irti.

 Tapahtuman jälkeen

  • Pitäkää yhteenvetopalaveri tapahtumaa tekemässä olevien tahojen/henkilöiden kanssa.
  • Seuratkaa, mitä tapahtumasta on kerrottu eri medioissa ja kiittäkää medioiden edustajia jutuista.
  • Laittakaa esimerkiksi kunnan verkkosivuille, Facebookiin tai vastaavaan pieni uutinen tapahtumasta. Kertokaa siinä tapahtuman tunnelmista, mieluiten valokuvien kera.
  • Kerätkää tapahtuman arviointi ja yhteenveto. Hyödyntäkää sitä esimerkiksi seuraavissa tapahtumissa.

Liikkujan viikossa mukana

Motiva logo_Pysty some.jpg            Liikennevirasto_logo_Fin_Screen_RGB.jpg             Sähköpostiallekirjoitus_Kulje viisaasti.jpg

 

Menossa mukana

poljin harmaa.jpg